Privacyverklaring – Therapeutisch Centrum Vijfhoek
Laatst bijgewerkt: 6/10/2025
Therapeutisch Centrum Vijfhoek hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonlijke gegevens en uw privacy. In deze privacyverklaring leggen we transparant uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe we ze beveiligen en welke rechten u heeft.
1. Wie zijn wij?
Je persoons- en gezondheidsgegevens worden verwerkt door jouw psycholoog, psychiater, psychotherapeuten of seksuoloog binnen groepspraktijk Therapeutisch Centrum Vijfhoek. De psychologen zijn Charlotte Viaene, Malika Ameziane, Katlijn Vande Perre, Lisa Stockman, Bart Verdikt, Katrien De Decker, Alexander Willems, Stefanie Barigand, Annelies Dierckx, Anastasia Ariefieva, Nelle Dolfen, Thaïs Distelmans en Funda Caliskan. De psychiater is Veerle Jans. De psychotherapeuten zijn Lysa Murekatete, Kim Snoeks, Eric Brenael, Anja D’Hauwers, Elma Gaasbeek en Els Verreck. De seksuoloog is Erwin Abbeloos werkzaam te Madouplein 8/3; 1210 Brussel en/of Grasmarkt 105/17; 1000 Brussel.
Het aanmeldingsformulier (via het online contactformulier op deze website) worden verstuurd via een beveiligde mailserver (www.combell.com) en worden enkel geraadpleegd door de coördinator en de psycholoog, psychiater, psychotherapeut of seksuoloog die jouw begeleiding opstart.
2. Welke gegevens verzamelen we en waarom?
Wanneer u het contactformulier invult, verzamelen we de volgende gegevens om uw aanvraag te kunnen behandelen:
- Uw naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres, INSZ- of rijksregisternummer, geslacht, mailadres en telefoonnummer. Om u correct te kunnen aanspreken en identificeren en eventuele dubbel inschrijven te voorkomen.
- Doorverwijzer: Voor onze administratie en eventuele communicatie met uw doorverwijzer (enkel met uw uitdrukkelijke toestemming).
- Reden van aanmelding (algemeen): Om een eerste inschatting te kunnen maken van uw hulpvraag en u bij de meest geschikte therapeut te plaatsen.
- Voorkeur vestiging en therapeut: Om zo goed mogelijk rekening te houden met uw wensen.
Grondslag voor verwerking: Uw uitdrukkelijke toestemming door het formulier in te vullen en te verzenden.
Vanaf het eerste gesprek worden aanvullende, bijzondere persoonsgegevens (met name gezondheidsgegevens) verwerkt. Dit gebeurt in het kader van de diagnostiek en behandeling. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (de behandeling) en vanwege een zwaarwegend algemeen belang (verstrekking van gezondheidszorg).
- Hulpvraag, persoonlijke antecedenten, je verwachtingen (je gezondheidsdoelen en je wilsverklaringen), het chronologisch overzicht van de versterkte gezondheidszorg & geneesmiddelen met opgave van type en datum, eventuele verwikkelingen en evolutie van de aandoening;
- Gegevens van andere relevante behandelaars (je huisarts, vorige psycholoog, psychiater, psychodiagnostisch centrum e.a.) en gegevens van je vertrouwenspersoon;
- Data van de sessies, inclusief afspraken die zijn verzet of waarop je niet aanwezig was;
- Aantekeningen over de inhoud van de sessies;
- Mogelijke informatie over familieleden en familiale antecedenten, voor zover dit relevant is voor de begeleiding;
- Informatie die je psycholoog krijgt van derden, die relevant is voor de begeleiding (attesten, verwijsbrieven, verslagen van andere begeleidingen, diagnostische verslagen, testresultaten, adviezen e.a.);
- Informatie die je psycholoog zelf opmaakt voor derden (aanwezigheidsattesten, verslagen, doorverwijzingen e.a.);
- Informatie die je je psycholoog bezorgt in het kader van de begeleiding (huiswerkopdrachten, persoonlijke notities, foto’s e.a.);
- Informatie uitgewisseld tussen jou en je psycholoog, in het kader van de begeleiding (e-mails, tekstberichten e.a.);
- Eventueel foto’s van opdrachten, aantekeningen op een whiteboard of persoonlijke nota’s in de sessie.
3. Delen we uw gegevens met anderen?
Uw gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en niet verkocht aan derden. We delen uw gegevens alleen in de volgende, strikt noodzakelijke, gevallen:
- Met de therapeut(en) binnen onze praktijk: die bij uw behandeling betrokken zijn.
- Met uw doorverwijzer (bv. huisarts): alleen als u hiervoor voorafgaande, schriftelijke toestemming heeft gegeven.
- Met de psychologen, therapeuten, psychiater en seksuoloog van Therapeutisch Centrum Vijfhoek tijdens een overlegmoment. Dit gebeurt geanonimiseerd en mits uw toestemming.
- Bij een wettelijke verplichting: bijvoorbeeld in het kader van de verplichte melding bij acuut gevaar.
- Met onze IT-leverancier(s): die verwerkersovereenkomsten hebben ondertekend en geen eigenaar zijn van uw gegevens.
We delen nooit meer gegevens dan strikt noodzakelijk is voor het specifieke doel.
4. Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Gegevens uit het aanvraagformulier: Indien er geen therapie volgt, worden deze gegevens na een redelijke termijn (bv. 3 maanden) verwijderd.
Dossiergegevens (vanaf het eerste gesprek): Conform de deontologische code en de wetgeving bewaren we uw patiëntendossier gedurende 30 jaar na het laatste therapiecontact, of tot ten minste 10 jaar na het bereiken van de meerderjarigheid van een minderjarige cliënt.
5. Hoe beveiligen we uw gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en wijziging van uw gegevens te voorkomen. Dit omvat o.a.:
- Versleuteling (SSL) van gegevens die via de website worden verstuurd.
- Beveiligde opslag van dossiers (zowel digitaal als fysiek).
- Toegangsbeperkingen tot persoonsgegevens voor onze medewerkers.
6. Wat zijn uw rechten?
U heeft altijd de volgende rechten:
- Recht op inzage: U mag weten welke gegevens we van u verwerken.
- Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten verbeteren.
- Recht op vergetelheid (wissen): In sommige gevallen kunt u vragen uw gegevens te wissen.
- Recht op beperking van de verwerking: U kunt vragen de verwerking tijdelijk stop te zetten.
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens: U kunt uw gegevens in een bruikbaar formaat opvragen.
- Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking.
Ingeval van een uitzonderlijk datalek, waarbij belangrijke van jouw persoonsgegevens uitlekken, brengt je psycholoog je daarvan op de hoogte en geeft je psycholoog dit door aan de bevoegde instanties.
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met ons via de gegevens hieronder. We reageren binnen één maand. We kunnen u vragen om u te identificeren om misbruik te voorkomen.
7. Contact & Klachten
Voor vragen over uw privacy of deze verklaring, kunt u contact opnemen met jouw psycholoog, psychiater, psychotherapeut of seksuoloog. Je vindt hun contactgegevens terug op de website.
Indien u niet tevreden bent met hoe wij met uw privacy omgaan, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35,1000 Brussel
+32(0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Met klachten kan je je wenden tot:
De Psychologencommissie:
www.compsy.be/nl/client en www.compsy.be/nl/klacht